结构化写作需要掌握四个核心原则 / 写作技巧

1年前 阅读 / 2912 来源 / 原创 文 / 荒痕

前面我们说到,结构化写作的核心理念源于“结构思考力”,而“结构思考力”又有四个必须遵循的基本原则,因此,结构化写作也同样要建立在这四个核心原则的基础之上。

我们首先来看一个案例。


W公司,人力资源部总监李明杨(HR李)刚坐下打开计算机,一封新的邮件就跳了出来,是国际事业部张创(国际张)发来的:


李总,您好。我是国际事业部的张创,去年10月中旬,人力资源部曾要求各部门上报2016年的大学生招聘计划。由于我部业务的特殊性,不仅要求有较高的英语水平,而且要懂得一定的专业知识,这类人员在校内招聘的难度很大。此外,由于我们公司的薪酬水平较低,即使招聘来也很容易流失,过去几年的流失率高达74%。为此,我们国际事业部多次召开会议,并初步达成共识:公司需要制定中长期的人才规划,以吸引并留住优秀人才。但是,到底该如何操作,尚无具体方案。我刚和总裁通过电话,他建议我直接与您沟通,不知您有何意见和想法,请尽快告知。


HR李精通人力资源六大模块,对招聘工作更是轻车熟路。他稍作思考就有了思路,一向雷厉风行的他马上给国际张回复了邮件:


张创,你好。针对你提出的问题,我将采取以下措施。


首先,我会派人去国际事业部进行已流失人员情况的调查,并分析原因;接着,我会安排人做一份同行业薪金水平的调查,对比分析国际事业部的薪金水平情况。关于流失原因呢,我会派人与流失人员进行面谈。我还会安排人草拟一份适合公司特点的中长期人才规划,当然,之前会派人到国际事业部听取意见。对于员工培训管理规划我们也会进一步修改完善,重点突出英语培训。另外,我们会与财务等部门沟通,了解公司的工资水平承受能力,看看国际事业部人员薪金提升幅度的可能性。关于国际事业部从在校学生中招聘难的问题,我们会考虑适当扩大招聘范围和招聘方式,制定新的招聘制度。总之,我们会从“选、育、留”三个方面着手,帮助国际事业部吸引并留住优秀人才。对了,吸引员工、留住人才的机制也要逐步建立起来。


要做的事很多,一步步推进吧。


读者朋友可以来一次角色代入,想象自己就是国际张,看完HR李的这封邮件后有什么感觉?


首先,你能坚持把HR李的邮件的全部内容仔细看一遍吗?相信大多数人看不到一半就已经不想再看下去了。


再者,看完后你能快速抓住HR李所要表达的重点吗?你能记住他的核心内容吗?


可以想象的画面是,国际张本人看完后,眉头是紧锁的,内心是崩溃的。


大多数人看完HR李的邮件会产生两种感觉:一是结构不清晰,信息显得非常零散且杂乱,缺乏条理性,让人抓不住重点;二是记不住,看完这一条信息就忘了那一条,看完后面就已经记不住前面的内容了(何况根本就看不下去)。


请再思考一个问题:如果周围的领导和同事都用这种表达方式向你传递信息,你的工作会是怎样一种状态?


好了,既然我们非常不喜欢HR李的表达方式,那么我们何不用自己喜欢的方式给他改一改呢?如果你是HR李,你觉得如何写这封邮件能让国际张看完不抓狂,让他能快速理解并记住你想要表达的核心内容呢?


如果想好了,请写下来:


____________________________________________________


对于学习而言,思考和分析的过程比所谓的标准答案更重要。所以,先别急着寻找答案,让我们围绕HR李的这封邮件重点探讨四个问题。


问题1:为什么我们不能快速领会到HR李的核心思想?


HR李的邮件内容中既有各种详细、具体的措施,也有统领性的安排。他用到一个关键词“总之”,也就是说“从‘选、育、留’三个方面着手”是能够把前后那些具体措施全部概括进去的。而HR李几乎是把这个总的概括放到最后才写出来。


这样的表达方式恰恰折射出我们习以为常的一种沟通习惯:一是说话喜欢兜圈子、做铺垫;二是不喜欢直接说重点,而是习惯上来先说细枝末节的具体事项。所以,我们经常会在生活和工作中看到一个人很不耐烦地对另一个人说“有话请直说!”或者“说重点,我忙着呢!”这个人为什么会不耐烦呢?其实就是听了半天也听不出个所以然,不知道对方到底想表达什么观点,不明白对方说这些话的目的是什么。


这种表达方式放在日常生活中也就罢了,但是在“分秒必争”的商务环境下,在“效率为先”的职场中,这样的方式就显得不合时宜了。所以,从提高沟通效率的角度说,我们应该开门见山地表明来意,明确地告诉对方我们的核心观点或中心思想是什么。


问题2:为什么HR李的邮件看起来那么零散杂乱?


从内容上看,HR李实际上一共说了8条措施,不多也不少。这8件事单独拿出来看,其实也很简单、很容易理解。但它们就这么简单粗暴地凑到一块,或者说“一坨”,立马变得不和谐了。这种不和谐就体现在“零散”和“杂乱”上。


之所以显得零散和杂乱,本质原因是这些信息之间没有建立起明显的关联。HR李与其说是在写邮件,不如说是在进行信息的罗列甚至堆砌,因为他没有对信息进行深层次的处理和加工。


我们用下面这张图片来表示HR李这封邮件的状态再合适不过了。相信绝大多数人在看到面前摆了一堆如此凌乱的纽扣后,不管有没有强迫症,都会下意识地想着把它们分一下类。只要按照不同的形状和花纹就可以很容易地把它们分为不同的类别。


结构化写作需要掌握四个核心原则


没错,分类就是我们处理复杂局面最有效的方式之一。心理学家早就发现,人们更喜欢记忆那些富有规律性的信息。而分类就是这样一种方式,它让人们可以发现不同信息之间的内在关联,找到其中暗藏的规律,从而使信息更容易被理解和记忆。


HR李的邮件之所以显得零散杂乱,非常关键的原因就是缺乏分类。其实,他在总结句里已经分了“选、育、留”这三类,但8条具体的举措却没有与这三类形成明确的对应,因此,整体布局就显得非常散乱。


问题3:为什么我们不太容易理解和记忆HR李的邮件的内容?


通过前面对问题2的分析,我们知道了在信息多而杂乱的时候要进行分类,进而使内容显得更清晰一些。那么是不是分好类就完事儿了呢?下面我们看一个简单的例子:


结构化写作需要掌握四个核心原则


很明显,上面的表格是非常清晰而且准确的分类,表格中的食品分别属于水果类、肉类、豆类。如果我只是摆出这样一张表,其他任何信息都不再给出,你会有什么感受?你一定会觉得莫名其妙!你会产生一堆的疑问:这个表是想表达什么呢?这些东西很好吃吗?都很有营养吗?都是健康食品?……说到这儿,大家已经明白了,这些分类缺少一个总结性的观点,缺乏对分类信息的概括,所以让人看得不明白,根本不能理解它想传递的核心思想是什么。我们给每个分类加上观点,看看会有什么变化:


结构化写作需要掌握四个核心原则


这个例子中的分类很简单,正常人一眼就能看明白其分类依据是什么。但是在实际工作中,我们传递出去的信息往往要复杂得多,可能只有我们自己心里才清楚为什么要这样分类。这时候,我们就更需要对分类信息进行总结概括,并形成一个明确的观点,这样对方才知道下面层次的那些分类信息之间的关联。此外,有了明确的观点,对方的记忆负担也会减轻很多,可能他只需记住少数的核心观点即可,而不需要把所有的细节都记住。就算他需要记忆细节,也能通过核心观点与细节之间的联系帮助自己记忆。


问题4:为什么HR李的邮件让我们感到混乱而缺乏条理性?


前面我们说了,HR李的邮件涉及很多方面,有薪酬、规划、培训和招聘等,而且有的方面好像还有分支,讲了不止一件事。让我们发挥一下想象,把这些方面的信息想象为一个个的小圆圈。首先,这些小圆圈就是很凌乱地摆放着。其次,HR李的邮件呈现出的状态更像是在这些小圆圈之间胡乱蹦跶,一会儿跳到这个圆圈,一会儿又跳到另一个圆圈,让人眼花缭乱、应接不暇。最后,邮件给我们的感觉就是一个字:乱。


叶圣陶先生说过:“思想是有一条路的,一句一句,一段一段,都是有路的,好文章的作者是决不乱走的。”


混乱的反义词是什么?有序,有秩序!“秩”侧重于有条理、不混乱;“序”侧重于有先后、不颠倒。


因此,我们要为这些零散的信息建立起一种合理的秩序,让它们体现出一种容易让人理解的规律。秩序落在沟通表达上,其实就是将内容按重点突出、主次分明、有先有后的顺序进行排列。还是用我们刚才想象的小圆圈,它们本身有大有小,还有各种形状,就像“问题2”中图片所示的那些纽扣一样。我们在分完类之后,还要按照从大到小或从小到大的顺序摆放,这样呈现出来就是一幅井然有序的画面。


好了,HR李的邮件引发了我们很多的思考。现在,我们可以对这四个问题的思考结果做一个简单的汇总:


·每一次表达都要形成一个统领性的、明确的观点或结论,而且要在第一时间让对方知道,便于让对方快速领会我们的核心思想;


·如果所要表达的内容包含很多信息,就得按照一定的标准对信息进行分类,使内容看起来清晰而系统;


·信息经过分类以后,还需要对它们进行总结、概括,形成明确的观点,便于对方理解和记忆;


·各个类别之间、每个类别下的信息之间,要按照一定的顺序进行排列,使内容有条理、有规律。


如此一来,我们找到了HR李的邮件“失败”的原因,以及应对的解决方法。对于如何写好HR李的这封邮件,我们有了一些标准。在这些标准的指引下,我们帮HR李重新组织一下:


张创,我将安排人员查明原因,并从“选、育、留”三方面制定措施,帮助国际事业部吸引并留住人才。


第一,查明原因方面主要做两件事:一是做流失人员情况的调查;二是与流失人员面谈。


第二,从“选、育、留”三方面制定措施,具体如下:


选:改善招聘现状,提高招聘效率。


·适当扩大招聘范围


·制定新的招聘制度


育:加强培训管理和培训的针对性。


·修改完善员工培训管理规划


·重点突出英语培训


留:提升薪资、建立机制。


·分析并调整薪资水平,提高薪资竞争力


·建立长效机制与规划,留住人才


将HR李原来的邮件内容与我们修改后的表达方式进行对比就能发现,经过优化,首先从视觉上就显得清晰和清爽了,不再是之前那种拥挤在一起的“一坨豆腐块”;内容上则显得重点突出、有条理且层次分明。另外,这样的表达方式让国际张更容易理解HR李的核心思路,也让记忆更轻松。


说到这儿,你应该有了深刻的体会,那就是对于这样一段信息,不一样的表达方式所达到的效果是完全不同的。这样的对比其实普遍存在于我们的实际工作中。同样的内容,有的人讲得拖泥带水、语无伦次,让人不知所云;换另一个人,可能寥寥数语就能让对方听得明白、看得真切。


我们有一位学员如此评价她的领导:“除了他的为人确实很好外,还有很重要的一点,即他的能力很强。与他共事以来,我一直佩服他强大的逻辑思维能力。不管多么复杂的问题,经他一梳理就立刻变成简单的几条。汇报工作,我要说一大堆,而他几句话就沟通完毕……”


正如这位学员所说的,清晰表达的背后,是强大的思维能力在支撑。思维能力包括很多方面,其中对于职场人士来说,结构化的思维能力是至关重要的一个方面。


那么,到底应该如何构建结构化的思维能力呢?


其实,前面我们在对HR李的表达进行优化的过程中,就已经在运用结构思考的能力了。经过优化后的表达变得清晰而有条理,这是因为它背后隐藏着一种结构。


结构化写作需要掌握四个核心原则


这是一个类似组织架构图的结构,核心骨架(最上面的三层)看起来像一个金字塔:位于最顶端的是所要表达内容的核心观点或思想,横向上从不同的维度展开(广度),纵向则是一层层地往下延伸(深度)。如果我们在分析问题或表达、沟通时,能在大脑中快速构建出这样的结构,就能用很短的时间把一件事想清楚,然后说明白。


如果结构是“内容”的一种“内在形式”,那么它也应该是内容的组成部分。一段好的内容应该具备一个好的结构。换个角度讲,结构也会反作用于内容。不同的结构“形式”会让内容呈现出完全不同的效果。金字塔结构是一种可以让内容更清晰、更符合逻辑的结构。


这种金字塔结构从构造上看并不复杂,好像构建一个也并不困难。但如果我们设定一些标准,也就是说必须在符合这些标准的前提下进行构建,那就变得不那么容易了。


是什么样的标准呢?


在前面的案例中我们思考了四个问题,也相应地得出了四个答案,然后,我们完成了对HR李邮件内容的优化。其实,这四个问题的答案正好对应了构建金字塔结构的四个“标准”:结论先行、以上统下、归类分组和逻辑递进。


·结论先行:一次表达只支持一个核心观点或中心思想,并且要放在开头的位置。


·以上统下:上一层结论是对下一层信息的概括和总结,下一层信息则是对上一层结论的解释和说明。


·归类分组:具有相似性或相互关联的信息要按照一定的标准进行分类,归为同一个逻辑范畴。


·逻辑递进:同一逻辑范畴的信息必须按照一定的逻辑顺序进行排列。


这四个“标准”就是结构思考力的四个核心原则,在这四个原则的指导下,我们就能构建起结构化的思维框架,从而进行清晰高效的沟通、表达以及问题分析。


为了帮助大家记忆,我们把这四个原则简化为四个字:论、证、类、比。“论”对应“结论先行”,强调的是一次表达一定要有清晰明确的结论;“证”对应“以上统下”,强调上下层级之间的论证关系;“类”对应“归类分组”,强调分类的重要性;“比”对应“逻辑递进”,强调同一层次、同一组信息之间要进行比较,从而确定信息排列的顺序。


从上面的说明中我们可以看出,四个原则实际上分别体现了各个信息要素在纵、横两个方向上的关系。其中,结论先行、以上统下属于纵向,重点体现上下层级之间的关系;归类分组、逻辑递进属于横向,重点体现同一层次信息要素之间的关系。如下图所示。


结构化写作需要掌握四个核心原则


也正是通过这纵横交错、相辅相成的四个原则,我们才能构建起一种“立体化”的思维模式。在分析问题、沟通表达时,就能做到“横向”系统全面、有条理,“纵向”明确清晰、有层次。最终帮助我们做到:面对问题能想明白,传递信息能说清楚。


接下来我们深入探讨这四个基本原则,看看它们是如何给我们的写作带来帮助的。

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